Modul Janji Temu & Antrean SIMRS: Penjadwalan dan Antrean per Poli
Modul Janji Temu & Antrean mengatur dua hal yang paling menentukan ketertiban layanan rawat jalan: siapa datang kapan, dan pasien dipanggil dalam urutan yang jelas. Modul ini menyusun slot kunjungan berdasarkan jadwal dokter dan poliklinik, lalu menjaga antrean pasien tetap terpantau per poli dan per hari. Bagian ini bekerja erat dengan pendaftaran pasien sehingga alur dari loket ke poli tidak terputus.
Penjadwalan appointment dengan cek bentrok
Salah satu penyebab kekacauan di poli adalah dua pasien dijadwalkan pada slot yang sama, atau dokter yang jadwalnya bertumpuk. Modul ini melakukan penjadwalan appointment dengan cek bentrok: sistem memeriksa slot yang akan dipesan terhadap jadwal dokter dan kunjungan yang sudah ada, sehingga bentrok bisa dicegah sebelum kunjungan terjadi. Petugas front office mendapatkan gambaran slot yang tersedia tanpa perlu mengecek satu per satu secara manual.
Status antrean per poli dan per hari
Setiap poli memiliki daftar antrean dengan status yang jelas. Pasien yang sudah terdaftar, sedang menunggu, sudah dipanggil, dan yang sedang diperiksa. Status antrean ditampilkan per poli dan per hari, sehingga perawat di poli dan petugas front office tahu posisi setiap pasien tanpa harus bertanya-tanya atau memanggil berulang. Urutan nomor antrean otomatis terbentuk sesuai urutan kunjungan pada hari tersebut.
Terhubung ke registrasi dan pemeriksaan
Kunjungan yang dijadwalkan atau masuk antrean langsung terhubung ke registrasi dan alur pemeriksaan. Pasien yang sudah terverifikasi datanya di pendaftaran tidak perlu diinput ulang di poli; dokter membuka kunjungan tersebut dan melanjutkan ke pemeriksaan klinis. Keterhubungan ini juga menjadi dasar untuk pengembangan lebih lanjut, misalnya tampilan antrean (display queue) di loket atau ruang tunggu.
Sinkron dengan master data pasien
Penjadwalan memakai data pasien yang sudah terverifikasi di modul pendaftaran (nomor rekam medis, identitas, dan kontak) sehingga slot kunjungan selalu mengacu pada pasien yang benar. Ini mencegah kunjungan ganda atas nama yang sama dan menjaga riwayat pasien tetap tersambung dari kunjungan pertama.
Peran yang memakai modul ini
Petugas pendaftaran dan front office membuat dan mengelola janji temu serta memantau antrean; perawat di poli melihat status pasien yang akan diperiksa; dan dokter melihat kunjungan yang menunggu di polinya. Semua akses diatur berbasis peran sesuai tanggung jawab masing-masing.
Data yang sama, satu alur
Penjadwalan dan antrean bekerja pada data kunjungan yang sama dengan modul lain. Pasien yang dijadwalkan di sini tampil di antrean poli pada hari kunjungan, dan kunjungan yang sudah berjalan diteruskan ke pemeriksaan klinis tanpa input ulang. Sebaliknya, pasien yang datang tanpa janji tetap dapat masuk melalui pendaftaran dan memperoleh nomor antrean pada alur yang sama. Karena semua status tercatat pada kunjungan yang sama, front office, poli, dan kasir membaca posisi pasien yang konsisten. Tidak ada daftar terpisah yang bisa saling bertentangan.
Langkah awal menggunakan modul ini
Modul dapat dimulai dari kebutuhan inti terlebih dahulu, lalu berkembang bertahap. Sesuai prinsip implementasi HealthCore. Pada fase awal, tim fasilitas menetapkan jadwal dokter dan poliklinik, menentukan pola penerimaan kunjungan (janji temu, datang langsung, atau keduanya), lalu melatih petugas pendaftaran dan perawat poli pada alur tersebut. Pelatihan per peran, pendampingan go-live, dan migrasi data dibahas terpisah dari harga langganan, sehingga fasilitas memulai dari alur yang paling berdampak tanpa mengubah seluruh proses sekaligus.