Modul Supplier & Purchase Order SIMRS: Pengadaan yang Terhubung ke Stok
Modul Supplier & Purchase Order mengelola sisi pengadaan operasional farmasi dan fasilitas kesehatan: siapa pemasoknya, apa yang dipesan, kapan barang diterima, dan bagaimana pengaruhnya terhadap stok. Alur pengadaan yang tercatat rapi membuat pembelian tidak lagi bergantung pada ingatan dan kertas, dan setiap rupiah yang keluar dapat dijelaskan.
Master supplier dan histori pembelian
Data pemasok dicatat dalam master supplier: identitas, kontak, dan informasi yang dipakai saat membuat pesanan. Riwayat pembelian terhadap setiap supplier tersimpan, sehingga tim pengadaan dapat melihat harga, volume, dan pola pasokan dari waktu ke waktu. Dasar yang berguna saat menegosiasikan pesanan berikutnya.
Purchase order dan goods receiving
Pesanan dibuat sebagai purchase order dengan daftar barang yang jelas, lalu diikuti goods receiving saat barang tiba. Penerimaan barang dicocokkan dengan pesanan, sehingga jumlah yang diterima dapat diperiksa terhadap jumlah yang dipesan sebelum stok dicatat. Alur ini menjaga agar dokumen pengadaan (pesanan, penerimaan, dan stok) selalu konsisten.
Stok bertambah otomatis saat barang diterima
Saat barang diterima dan dicatat, stok obat bertambah otomatis lengkap dengan batch dan masa kedaluwarsanya. Tidak ada pengetikan ganda antara modul pengadaan dan modul farmasi, dan obat yang baru datang langsung tersedia untuk dipakai dalam alur FEFO. Keterhubungan ini juga menjadi dasar pengembangan selanjutnya, misalnya peringatan stok minimum menuju pengadaan ulang yang lebih otomatis.
Terhubung dengan stok minimum dan perencanaan
Data pembelian dan stok berjalan bersama: tim farmasi melihat stok minimum dan pergerakan pemakaian, sementara tim pengadaan melihat riwayat pembelian. Keduanya dipakai untuk merencanakan kapan dan berapa banyak barang yang perlu dipesan ulang, mengurangi risiko stok habis di satu sisi dan penumpukan di sisi lain.
Peran yang memakai modul ini
Petugas pengadaan membuat dan memantau purchase order; apoteker dan gudang menerima serta mencatat barang; manajemen melihat histori pembelian dan nilai pengadaan; dan auditor dapat menelusuri setiap pesanan sampai penerimaannya. Akses diatur berbasis peran.
Data yang sama, satu alur
Pengadaan terhubung langsung dengan stok dan master barang. Purchase order dibuat berdasarkan kebutuhan yang terlihat dari data stok; saat barang diterima, stok bertambah tanpa pengetikan ulang; dan histori pembelian tercatat terhadap master supplier yang sama. Data yang sama dipakai apoteker (ketersediaan), pengadaan (pesanan), dan manajemen (nilai pengadaan), sehingga keputusan pembelian didasarkan pada angka yang konsisten, bukan catatan yang terpecah antar meja.
Langkah awal menggunakan modul ini
Modul dapat dimulai dari kebutuhan inti terlebih dahulu, lalu berkembang bertahap. Sesuai prinsip implementasi HealthCore. Pada fase awal, tim fasilitas menyiapkan master supplier dan pola pesanan, menetapkan alur penerimaan barang, lalu melatih petugas pengadaan dan gudang pada alur tersebut. Pelatihan per peran, pendampingan go-live, dan migrasi data dibahas terpisah dari harga langganan, sehingga fasilitas memulai dari alur yang paling berdampak tanpa mengubah seluruh proses sekaligus. Ketertelusuran adalah nilai utama alur pengadaan: setiap pesanan dapat dijawab dari siapa pemasoknya, apa yang dipesan, kapan diterima, dan bagaimana pengaruhnya terhadap stok. Bagi apotek dan fasilitas dengan volume pembelian tinggi, catatan ini juga membantu menghindari pembelian ganda dan menyiapkan dasar data untuk negosiasi pemasok pada periode berikutnya.